법무팀 업무 자동화, 어디서부터 시작할까

"AI로 업무를 자동화하자"는 말은 많지만, 법무 현장에서 실제로 효과가 나는 자리는 정해져 있습니다. 집단 사건과 관리단 업무를 직접 돌리면서 도구를 만들어 본 경험을 바탕으로, 시작 순서를 정리했습니다.

먼저 반복 업무를 세어 봅니다

자동화 대상은 "머리를 쓰는 일"이 아니라 "같은 일을 다시 하는 일"입니다. 한 달 동안 담당자가 손으로 반복한 일을 적어 보면 대개 이런 항목이 나옵니다.

• 전자소송 기일을 달력에 옮기고 담당자에게 알리는 일
• 단지 · 사건 정보를 바꿔 가며 같은 양식의 위임계약서, 안내문, 집회 서류를 만드는 일
• 접수현황 엑셀에서 집계표를 다시 만드는 일
• 메신저에 흩어진 업무 요청과 완료 보고를 정리하는 일

이 중 틀리면 손해가 큰 것과 횟수가 많은 것이 겹치는 항목이 첫 번째 대상입니다.

1순위: 기일 알림

기일 누락은 한 번이면 충분히 치명적입니다. 전자소송 기일을 캘린더로 옮기고, 매일 아침 담당 변호사에게 D-7 · D-3 · D-1 알림을 보내는 것만으로 사람이 확인하는 부담이 크게 줄어듭니다. 알림은 팀 채널과 개인 메시지로 이중으로 보내고, 기일 변경이 있으면 이력을 남깁니다.

2순위: 문서 자동 생성

한글(hwpx) 템플릿에 단지명, 세대 수, 사건번호, 당사자 정보를 채워 일괄 출력하는 방식입니다. 사람이 하는 일은 템플릿을 한 번 정확히 만드는 것과, 출력물을 검토하는 것뿐입니다. 위임계약서, 안내문, 집회 소집 세트처럼 단지마다 반복되는 서류부터 적용합니다.

3순위: 집계와 현황판

접수현황 엑셀을 원본으로 두고, 집계표는 규칙에 따라 자동 생성합니다. 공동소유자 병합, 다물권자 처리, 정족수 기준선 표시 같은 규칙은 코드로 고정해 두면 담당자가 바뀌어도 같은 결과가 나옵니다. 단지별 채권양도율과 사건 단계를 한 화면에 모으면 보고 자료를 따로 만들 필요가 없어집니다.

AI는 어디에 붙이나

AI는 분류와 초안에 씁니다. 메신저 대화를 업무요청 · 기일 · 완료 · 기록으로 나누어 보드에 올리거나, 감정서에서 항목별 금액을 뽑아 요약하거나, 서면 초안을 만드는 일입니다. 다만 AI는 제안만 하고 확정은 사람이 합니다. 분류 결과를 담당자가 확인하는 단계를 두고, 초안은 반드시 검토용으로 표시합니다.

지켜야 할 원칙

• 원본은 읽기만: 구글 시트나 엑셀 원본을 프로그램이 직접 고치지 않습니다. 기록은 별도 저장소에 남기고 필요할 때만 정해진 열에 씁니다.
• 개인정보는 위탁계약 뒤에: 세대 명부와 연락처를 다루는 도구는 위탁계약 범위 안에서만 동작하도록 설계합니다.
• 매일 재확인: 서명 누락, 미회신, 기한 임박을 스케줄러가 다시 훑고, 필요한 건만 사람에게 올립니다.

도입 순서

지금 쓰는 도구와 가장 번거로운 반복 업무 두세 가지를 적는 것에서 시작합니다. 기일 알림처럼 작고 확실한 것부터 붙이고, 팀이 익숙해지면 문서 생성과 현황판으로 넓히는 편이 실패가 적습니다.