트리거에서 검토까지, 업무 자동화를 설계하는 다섯 단계

업무 자동화를 시작할 때 도구부터 고르면 대개 중간에 멈춥니다. 우주라이크는 도구보다 먼저 업무의 구조를 적어 보는 순서로 진행합니다. 계기, 과정, 산출물을 확인한 뒤에야 고정할 부분과 바꿀 부분이 보이기 때문입니다.

1단계: 트리거를 찾습니다

트리거는 업무가 시작되는 계기입니다. 담당자가 "이럴 때 이 일을 한다"고 말하는 문장을 모아 목록을 만듭니다.

• 전자소송에 새 기일이 등록될 때
• 세대별 서류가 접수될 때
• 집회 일정이 확정될 때

여기서 적어 둘 것은 계기가 시스템의 이벤트인지, 사람의 판단인지입니다. 이벤트라면 자동으로 감지할 수 있고, 판단이라면 사람이 버튼을 누르는 지점으로 남깁니다. 다만 "담당자가 엑셀을 여는 때"처럼 사람의 행동에 두면 그 사람이 바쁜 날 자동화도 멈춥니다.

2단계: 진행 과정을 따라갑니다

트리거가 발동한 뒤 담당자가 하는 동작을 순서대로 적습니다. 어디서 정보를 가져오는지, 무엇을 확인하는지, 누구에게 넘기는지를 한 줄씩 씁니다. 기일 알림이라면 기일 확인, 달력 등록, 담당자 통보, 준비 서류 확인 정도로 나뉩니다. 사람이 판단하는 지점과 단순히 옮겨 적는 지점을 구분해 두면 다음 단계가 쉬워집니다.

3단계: 산출물을 확인합니다

과정의 끝에 무엇이 남는지 산출물 목록을 만듭니다. 안내문, 위임계약서, 접수 집계표, 소집통지 세트처럼 파일로 남는 것도 있고, 알림 메시지나 상태 변경처럼 기록으로 남는 것도 있습니다. 산출물마다 형식, 받는 사람, 보관 위치를 적습니다. 산출물이 정해져야 "다 했다"의 기준이 생깁니다.

4단계: 고정할 것과 바꿀 것을 나눕니다

문구, 서식, 절차 순서처럼 사건이 달라도 같은 부분은 템플릿으로 고정하고, 단지명, 세대 수, 사건번호, 기일, 당사자 정보처럼 사건마다 바뀌는 부분은 변수로 뺍니다. 기준은 최근 사건 몇 건을 놓고 실제로 달랐던 항목만 변수로 두는 것입니다. 변수가 늘면 입력과 실수도 늘어납니다. 문장 자체가 달라져야 한다면 변수를 늘리기보다 템플릿을 하나 더 만듭니다. 변수마다 이름, 출처, 형식을 정해 두면 그 표가 곧 설계도가 됩니다.

5단계: 검토 지점을 정합니다

자동화는 사람의 확인을 없애는 일이 아니라 확인할 지점을 정하는 일입니다. 산출물이 바깥으로 나가기 전, 숫자가 집계되는 지점, 변수가 비어 있는 경우가 대표적입니다. 검토 방법은 대조할 항목을 목록으로 둡니다.

• 집계표는 접수 건수와 합계를 대조합니다.
• 안내문·계약서는 변수가 들어간 자리만 표시해 그 부분만 읽습니다.
• 소집통지 세트는 명단 수와 출력 부수가 맞는지 확인합니다.

검토를 통과한 것만 다음 단계로 넘어가게 합니다. AI를 분류나 초안에 쓰는 경우에도 원칙은 같습니다. AI는 제안만 하고 확정은 사람이 합니다.

우주라이크는 이 다섯 단계를 거쳐 업무 자동화를 진행하고 있습니다. 이렇게 적어 두면 어떤 업무든 같은 방식으로 다룰 수 있고, 새 담당자도 설계도를 보고 따라갈 수 있습니다. 다만 이 글은 업무의 구조를 정리하는 방법에 관한 것이며, 개별 사안의 법률적 판단은 담당 법무법인의 검토가 필요합니다.