한글(hwpx) 문서 자동 생성, 템플릿 한 번으로 단지별 서류 만들기

착수 서류는 단지가 달라도 문장이 거의 같습니다. 바뀌는 것은 단지명, 날짜, 세대 수, 당사자, 계좌 정도입니다. 그런데 실제로는 지난 단지 파일을 복사해 고쳐 쓰다 보니 앞 단지 이름이 남아 있거나, 날짜만 바뀌지 않은 채 나가는 일이 생깁니다. 한글(hwpx) 템플릿에 값을 채워 출력하는 방식은 이 실수를 줄이기 위한 것입니다.

어떤 서류부터 바꾸나

처음부터 전부 옮기지 않습니다. 매번 같은 문장을 다시 쓰는 서류부터 고릅니다. 위임계약서, 세대 안내문, 동의서와 개인정보 서약서 같은 착수 세트, 그리고 집회 소집 세트가 여기에 해당합니다. 반대로 사건마다 내용이 달라지는 서면은 템플릿으로 만들 대상이 아닙니다.

템플릿은 한 번만, 대신 정확하게

템플릿은 현재 쓰는 양식을 그대로 옮기는 것이 원칙입니다. 이 기회에 문구를 새로 다듬으면 검토 대상이 두 개가 되어 일이 늘어납니다. 서식이 확정되면 표 칸 수, 줄바꿈, 서명란 위치처럼 값이 길어질 때 깨지는 자리를 미리 확인합니다. 단지명이 긴 곳에서 표가 한 줄 밀리는 문제는 대부분 이 단계에서 잡힙니다.

치환 필드는 이름부터 정합니다

• 필드 이름은 사람이 읽어서 알 수 있게 씁니다. `단지명`, `착수일`, `대상세대수`처럼 적고 `A1` 같은 기호는 쓰지 않습니다.
• 같은 값은 반드시 같은 필드로 씁니다. 표지의 단지명과 본문의 단지명이 다른 필드면 언젠가 서로 달라집니다.
• 날짜는 원본 값 하나만 두고 표기 형식은 출력할 때 맞춥니다.
• 값이 없을 때 무엇을 넣을지 정해 둡니다. 빈칸으로 둘지, 밑줄로 남길지에 따라 출력물의 성격이 달라집니다.

조건부 문장은 분기로 관리합니다

단지 유형에 따라 들어가고 빠지는 문단이 있습니다. 이런 문단을 한 템플릿 안에 주석으로 남겨 두고 지우면서 쓰면 결국 지우다 실수합니다. 조건을 필드 값으로 두고 문단 자체가 들어가거나 빠지도록 만들어야 관리가 됩니다.

출력물은 사람이 검토합니다

자동 생성은 초안까지입니다. 출력 직후 담당자가 단지명·날짜·당사자·금액 네 가지를 먼저 보고, 확인된 파일만 발송 단계로 넘깁니다. 도구가 값을 채우더라도 확정은 사람이 하고, 원본 대장이나 등기 자료는 읽기만 하며 고치지 않습니다.

파일명 규칙이 절반입니다

`단지명_서류명_YYYYMMDD_v1`처럼 규칙을 정해 두면 나중에 찾는 시간이 줄고, 어느 판이 최신인지 다투지 않게 됩니다. 재출력본은 새 버전으로 남기고 이전 파일을 덮어쓰지 않습니다.

서식의 내용과 법적 효력에 관한 판단은 담당 법무법인의 검토가 필요합니다. 자동화가 맡는 부분은 확정된 양식을 틀리지 않게 반복하는 일입니다.