상담 · 회의가 끝나면 회의록이 먼저 나옵니다: 자동 정리 항목과 확정 절차

혼자 또는 소수 인원으로 운영하는 법률사무소에서는 상담이 끝난 뒤 기록을 정리하는 일이 늘 밀립니다. 다음 상담이 이어지면 메모는 수첩에 남고, 그 자리에서 약속한 서면 기한은 기억에만 의존하게 됩니다. 회의록 자동 정리는 이 공백을 메우기 위한 방법입니다. 핵심은 초안은 자동으로, 확정은 변호사가 하는 것입니다.

전체 흐름

• 입력: 상담 · 회의 녹음 파일 또는 변호사가 남긴 메모
• 전사: 녹음이 있으면 음성을 글로 옮깁니다. 메모만 있으면 이 단계는 건너뜁니다.
• 정리: 전사문이나 메모에서 회의록 항목을 뽑아 초안을 만듭니다.
• 확정: 변호사가 초안을 읽고 고친 뒤 확정합니다. 확정 전 초안은 사건 기록으로 쓰지 않습니다.

자동으로 정리되는 항목

초안은 매번 같은 틀로 나와야 나중에 찾아보기 쉽습니다.

• 참석자: 의뢰인, 관계인, 사무소 측 참석자
• 쟁점: 의뢰인이 설명한 사실관계와 다툼이 되는 지점
• 결정: 그 자리에서 정한 방향과 보류한 사항
• 할 일: 누가 무엇을 준비하는지(자료 수집, 서면 작성, 추가 확인 등)
• 기한: 할 일마다 붙는 날짜

AI는 이 항목을 제안할 뿐입니다. 쟁점을 어떻게 볼지, 무엇을 결정으로 남길지는 변호사가 판단합니다.

녹음 동의와 보관

녹음은 상담 시작 전에 상대방의 동의를 받고, 사무소 내부 규정이 정한 범위 안에서만 합니다. 동의를 받지 않은 경우에는 메모만으로 초안을 만듭니다. 녹음 원본은 읽기만 하고 수정하지 않으며, 개인정보는 위탁계약 범위 안에서만 처리합니다. 보관 기간과 폐기 시점도 사무소 규정에 맞춰 미리 정해 둡니다.

오인식 수정

전사는 완벽하지 않습니다. 사람 이름, 사건 관련 고유명사, 숫자와 날짜가 특히 틀리기 쉽습니다.

• 금액 · 날짜 · 기한은 확정 전에 반드시 원문과 대조합니다.
• 알아듣기 어려웠던 구간은 초안에 표시해 두고 사람이 다시 듣습니다.
• 틀린 부분은 회의록에서 고치고, 원본 녹음은 그대로 둡니다.

할 일이 투두리스트로 넘어가는 흐름

회의록이 확정되면 할 일과 기한이 업무 일정으로 넘어갑니다. 우주라이크는 기일 · 상담 · 회의 일정을 한 곳에 모으고 당일 · D-1 · D-7 투두리스트를 만들어 알림으로 보내는 방식을 씁니다. 상담에서 약속한 서면 기한도 같은 목록에 들어가 전자소송 기일과 나란히 확인할 수 있습니다.

마무리

회의록 자동화의 목적은 기록을 대신 쓰는 것이 아니라, 정리할 시간이 없어서 빠지는 내용을 줄이는 것입니다. 녹음 동의, 원본 보존, 사람의 확정이라는 세 가지를 지키면 상담이 끝난 직후에 할 일과 기한이 정리된 상태로 다음 업무로 넘어갈 수 있습니다. 개별 사안의 판단은 담당 법무법인의 검토가 필요합니다.